Caso de éxito: empresa de logística ahorra 80 horas al mes con automatización
Documentamos paso a paso cómo una empresa de distribución con 120 empleados en CDMX pasó de capturar órdenes manualmente a tener un flujo completamente automatizado. Con los números reales.
80h
ahorradas al mes
0
errores de captura
45 días
recuperación de inversión
El cliente: quiénes son y cuál era su problema
Empresa de distribución regional con sede en CDMX, 120 empleados, operando en 3 estados. Distribuidora de consumibles para el sector retail: ropa de trabajo, equipos de seguridad y consumibles industriales.
Cuando llegaron con nosotros, tenían un problema que describieron así: "Nuestro equipo de operaciones está rebasado. Recibimos 150-200 órdenes diarias de nuestros clientes por portal, correo y WhatsApp. El proceso de capturarlas al sistema, generar las guías de envío y actualizar el tracking es completamente manual. Tardamos demasiado y cometemos errores constantemente."
La auditoría: lo que encontramos en 10 días
Empezamos con nuestra auditoría de eficiencia estándar. Lo que documentamos:
Recepción de órdenes por portal del cliente
⏱ 1.5 min por orden × 200 órdenes/día = 5 horas diarias
Captura manual de datos del portal al ERP. Misma información, dos lugares.
Generación de guías de envío
⏱ 2 min por guía × 200 envíos/día = 6.7 horas diarias
El operador entra al portal de la paquetería, captura datos del ERP manualmente, descarga la guía, la adjunta al pedido.
Actualización de tracking
⏱ 45 min diarios en responder clientes sobre estatus
El tracking no está integrado. El operador consulta portal de paquetería y responde por correo o WhatsApp.
Reporte diario de distribución
⏱ 1.5 horas por el jefe de operaciones
El reporte se arma manualmente en Excel con datos de 3 fuentes diferentes.
Total estimado: ~130 horas semanales de trabajo manual en estos 4 procesos
Equivalente a 3.25 personas de tiempo completo dedicadas exclusivamente a tareas automatizables.
El Plan Maestro: qué automatizamos y con qué
Integración portal cliente → ERP (RPA)
Creamos un bot que lee las órdenes del portal del cliente cada 15 minutos, valida los datos y los carga automáticamente en el ERP. Manejo de excepciones: si hay una orden con datos faltantes o inconsistentes, se marca y notifica al operador para revisión.
✓ Eliminado: 5 horas diarias de captura. Errores de transcripción: 0.
Generación automática de guías (RPA + API)
Integramos el ERP con la API de la paquetería. Cuando una orden es confirmada en el ERP, el sistema genera la guía automáticamente, la adjunta al pedido y actualiza el status. Para paqueterías sin API, el RPA navega el portal automáticamente.
✓ Eliminado: 6.7 horas diarias de gestión de guías. Tiempo de generación: de 2 minutos a 8 segundos por guía.
Tracking automático con agente de WhatsApp (IA)
Implementamos un agente que consulta el status de cada envío en tiempo real y responde automáticamente las consultas de tracking de clientes por WhatsApp, con el estado exacto y la fecha estimada de entrega. El jefe de operaciones recibe solo alertas de problemas reales.
✓ Eliminado: 45 minutos diarios de respuestas manuales. Tiempo de respuesta al cliente: de horas a segundos.
Dashboard de distribución en tiempo real (RPA + BI)
Creamos un reporte automático que se genera y envía por correo cada mañana con los indicadores clave del día anterior: órdenes procesadas, entregas completadas, pendientes, incidencias. En tiempo real desde el ERP.
✓ Eliminado: 1.5 horas diarias de preparación de reporte. El reporte llega a las 7am sin intervención humana.
Los resultados a 90 días
Horas ahorradas/mes
80+ horas
Equivalente a 0.5 personas de tiempo completo
Errores de captura
Cero
Antes: promedio de 8-12 errores semanales
Tiempo respuesta cliente
< 30 seg
Antes: 2-4 horas promedio
ROI recuperado en
45 días
La inversión se recuperó en menos de 2 meses
Lo que cambió para el equipo
El equipo de operaciones dejó de pasar las mañanas capturando datos y empezó a enfocarse en lo que realmente importa: resolver problemas de entrega, atender casos especiales de clientes y mejorar las rutas de distribución.
El jefe de operaciones, que pasaba 1.5 horas armando el reporte, ahora empieza el día revisando el reporte automático y tomando decisiones basadas en datos actualizados. Su trabajo cambió de "preparar información" a "usar información".
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